地頭の良いエリートなら対策なしで受かるかもしれない。実際それで受かる人もいます。でも、私は違う。 10年遅れで巡ってきた最初で最後のチャンス。一回不合格になれば次はない。 だから私は、『中忍試験』さながらの執念で、合格を力ずくで奪い取りにいきました。
この記事では、私が実際に持ち込んだ「秘密のカンペ付箋」や、後輩の上司から資料を奪い取った泥臭い準備術をすべて公開します。」
私が体験した管理職試験
事前準備
私は歳をとってから初めて受けるチャンスが巡ってきたので一回不合格になれば次は無いと考え必死で準備しました。（実際同じ時期に受けた人たちの中で一番年上でした。）
- 試験はどんな試験なのか？
- 当時の資料は何があるのか？
- 勉強すべきことは何か？
参考までに私の会社では管理職試験を受けるためには二つの要件があります。
- 良い評価を得てポイントを貯めて推薦を受けること
- 管理職になる年度の歳が定められた年齢以下であること
管理職試験は本来は普段からのマネジメント能力が問われる試験です。洗練されたエリートサラリーマンであればそれで合格するかも知れません。私の場合そうでは無いので試験当日のギリギリまで準備をしていきました。
準備期間にやったこと
一年前
私は一年前から受けられるかわかりませんが受けるであろう試験がどんなものかの把握をしました。当時一年後輩の上司へ彼が受けた時の資料提供を依頼しました。先を越されたからと言って悔しがっている場合ではありません。
そういったこだわりを持って何もできないまま不合格になることの方がよっぽど怖かったです。なりふり構っていられません。幸いにも彼は快く資料を提供してくれたのでコピーを残して準備を始めました。
一年前〜半年前
この期間にやったことは試験当日初めて触れるものがないようにする努力をしました。当日〝なんだこれ？〟ということの無い様に心の動揺が最小限になるように努めました。提供してもらった資料のコピーを流し読みながら何をするのか？や資料からこういう内容の場合はこう答えるなどを考えをまとめていきました。
三ヶ月前
三ヶ月前になると試験の案内がきました。案内と今までかき集めた資料とを照らし合わせ方向性が間違っていないかを確認しました。ここからインバスケットについて何を求められて何をしなければならないかを学びました。一方ネットでも一般的な管理職試験はどういうものかを検索しました。
ここで出てくるキーワードはインバスケットやら指導面接やらグループ討議が出てきます。
一ヶ月前
一ヶ月前になると試験日までに何をするという計画を今一度綿密に立てました。ここからが一番集中した時期でもあります。
一週間前
一週間前にはインバスケットの無料模擬試験を取り寄せて実際に時間を測って体験しております。また、課題に対して自分ならこう答えるというシミュレーションも入念に行っております。これを読まれている方はすでにこの時期に差し掛かっている方もいるかも知れません。
実際の試験内容
私の試験は外部講師を招いてのアセスメント形式でした。試験内容は管理職たるものを学びながらインバスケットを解く流れでした。そのインバスケットの問題を基礎として関連する集団討議や面接シミュレーションが実施されました。インバスケットはこう言った機会がないと中々触れるものではないと思います。
次に私が学んだインバスケットをお伝えします。
インバスケット
インバスケット概要
インバスケットのイメージ図です。私たちの普段の仕事で（特に管理職に）よくあるシチュエーションです。未決の案件が沢山ある中で①優先順位を決めて②案件同士を関連付けて③処理していくという流れです。
私は普段メールを朝イチに読んだとしても一件ずつ片っ端から処理していました。インバスケットを知ってからは本来この様な進め方をする方が望ましいと感じたのでインバスケットと同じ進め方を意識してやっております。
求められる能力
求められる能力は下記のとおりです。求められる能力を意識してインバスケットの問題を解いていきましょう。
- 問題発見力
- 問題分析力
- 想像力
- 組織活用力
- 判断力
ポイント
インバスケット問題に取り掛かる際のポイントは以下の通りです。
問題を解くポイントを抑えておきましょう。
- 時間を意識
- 絶対的な正解なし
- 主人公なりきる（置かれている状況を把握・当事者意識持つ）
- 問題の状況にあった解決
優先順位マトリックス
優先順位を付ける際には緊急度と重要度を基準としてカテゴリーを分けて優先順位付けて優先順位の高いものから処理をしていきます。大体時間は足りないものです。よって如何にゴミ案件を捨てて重要な案件を片付けるかが鍵です。
優先順位を付けるのはマトリックスを用いて緊急度と重要度のそれぞれ高低で優先順位を決めるために仕分けします。A象限B象限C象限D象限とあります。
…が私はいまだにこの覚え方では頭がこんがらがります。混乱しないようにするためそういった覚え方をしない方がいいと思います。それは後ほどお伝えします。
手順
求められる能力及び手順を踏まえて下記の手順で問題を解いていきます。
- 全体把握：自分の置かれている状況を全体で分析し、優先順位マトリックスを元に優先順位付け。
- 優先順位付け：やるべき処理を決める。やめるべき処理を決める。
- 関連付け：案件同士関連づくものがないかを分析
- 処理：A象限着手。B象限着手。（緊急度により部下へ指示する場合あり）CD象限を部下へ指示。
練習問題集
私が実際にやった練習問題の紹介です。一回やっておくだけでも〝時間が足りないな〟とか〝動揺ハンパない〟という体験ができます。私は自信をつけるため時間を測りながら本番さながらで最後の一週間で二回しました。
超重要！【裏技公開】当日パニックを防ぐ『3枚の魔法の付箋』
私は当日を想定して事前に準備できることは全てやってしまおうと試みました。悪く言えばカンニングペーパーです。背に腹は変えられません。普通は当日に向けて出来ることは体調管理ぐらいかも知れません。イメージはNATUROの中忍試験の筆記試験の如く己の能力を駆使して臨むイメージです。
私は下記画像を付箋として三枚の付箋をワンセットとして予備を含めて用意しました。目的は時間の短縮と時間がなくなる動揺を抑えることです。
①優先順位把握付箋
インバスケットを検索すると〝緊急性と重要性で象限ABCDへ振り分ける〟とあります。私は未だにそのABCDがどれがどれだかわかりません。一層のことそれぞれの象限を優先順位①②③④と書き込んでしまいます。そしてあらかじめどんな案件がどの優先順位に当てはまるかを書き込んでおきます。
②処理確認羅針盤付箋
インバスケットは基本的に時間が足りない作業です。当日に〝あっそうかこの処理しといた方がいい〟と閃きを当てにすると時間的ロスが発生します。あらかじめ考えられる行動を整理して書いて羅針盤にしておきます。
③案件サマリー付箋
インバスケットを解いてる時全体把握するために俯瞰するものが必要だと感じました。よって私は案件全体をサマリーとして俯瞰できるものを作成して持ち込みました。
当日シミュレーション
当日の作業場を想定しておくことも重要です。机を最大限に活かして沢山の案件がごちゃごちゃで捜索による時間ロスを解消すべきと考えました。大きく未処理と処理済を分けます。処理前の案件は仕分けの際には左上などの一定の場所へ優先順位No.を記入します。それと同時にサマリー付箋へ記入しておくと捜索による時間ロスが解消できます。
あとは当日準備
当日準備は様々な角度から当日想定してください。体調を万全にしてください。同時に当日を想定して私は風邪薬や整腸剤など薬類も忘れず準備しました。私は尿管結石もやているので万が一発症してもいいように痛み止めの坐薬まで持参しました。試験を受けさせてもらえるということは実力があると認められている証拠です。あとは当日に如何に動揺せずに自分を出し切れるかだけです。
落ちこぼれの私が付いています！幸運を祈ります！
コメント