会議は会社の時間とお金を使います。その会議は無駄な時間を過ごしているとしたら参加者の人数分の原価がかかっていることになります。私が所属している会社でも恥ずかしながら〝今何の時間だっけ？〟という会議が存在します。そういった時間をなくすために私が経験から学んだ方法をお伝えします。
私が会議で意識しているポイントも解説します。
会議を任された方が使えるチェックリスも作ってみました。
いい会議って何だろう？
いい会議とは、短時間で「目的（共有・調整・報告・決裁）」が完了する会議だと私は思います。一方で、ダラダラと曖昧で場当たり的に話が広がるとそれは「悪い会議」になり、参加者全員の時間を無駄に使ってしまいます。よっていい会議をするためには会議自体の目的とゴールを明確にすることが重要だと私は思っています。
会議は会議室で始まるんじゃない！“会議の事前”からだっ！
会議って会議が始まってスタートではないと私は思っております。会議の準備段階ですでに始まっていると私は意識しています。私が会議の事前準備として実践していることを紹介します。
目的を明確にする明確にする
私は招集メールや議題に「会議の目的」と「ゴール（決定事項／次のアクション）」を明確にしておきます。会議の目的が「共有」なのか「決裁」なのかで進め方が変わります。事前に役割（司会・タイムキーパー・記録者）分担を想定して、各担当になる人にお願いをしておくと当日忙しくなく、また、混乱が少なくなります。（慣れないうちは依頼自体怖いかもしれません。）
会議前資料を配っておく
〝会議をします〟と会議名だけでは参加者は〝会議するのね〟までしか想像がつきません。会議当日に参加者がより深い議論ができるように、前回議事資料や要点などなるべく多くの情報を会議の前（できたら前日）までに配るのが理想と考えております。事前資料があると会議の導入説明にかける時間を短縮でき、議論も深くできます。ネット調べでは「事前アジェンダ＋資料」が効果的とされているとみたことがあります。
事前に回答を集める（アンケートや資料提出）
会議で確認・集計が必要なデータや意見は、会議中に集めて集計する時間を取るよりも会議の前に回収しておきます。簡単なものであれば会議通知のメール本文中に入れますが少し凝った集計をする場合にはエクセルを添付したりします。
会議当日の進行で私が意識してること
開始時間と終了時間（よって時間管理）を意識する
時間通りに開始します。私の場合参加者が全員集まっていれば予備時間が作れるので５分前ぐらいだったら〝お時間早いですが全員お揃いですので始めてしまいます〟と開始する場合もあります。終了時間で終わるためには途中のラップタイムも意識します。時間切れの際は周りの状況をみながら、（収集つかなそうであれば司会者判断で）次回持ち越しとしてしまいます。
参加者を適切に設定
たまにいる「会議で発言しない人」そんな人がいる場合は〝そもそも必要だったのか？〟精査する必要があります。司会者として満遍なく〝フル〟ことも必要ですが、それは慣れてないとなかなか難しいことだと感じております。
私がやっている“重要ポイント”
私が日々の会議で特に重要視して実践してポイントです。進行を任されたらまずはこれを試してください。
決裁は事前ネゴで会議は“決める場”にする
- 決裁が目的の会議は、関係者と事前に条件調整をしておき、会議は「最終承認」に専念する。
- つまり会議は“承認の場”に変える。これで時間が大幅に短縮されます。
- 事前ネゴをしておくと会議中に〝〇〇はどうなってる？〟〝△△の根拠は？〟とか会議時間中の質疑応答の時間も短縮でき、当日の大怪我を防ぐことができます。
注：これはできる限りでお願いします。私も役員決裁のための報告場面がありますが、決裁者が役員となるとその時間を取ってもらうこと自体が難しい場合があります。
報告資料は自分でリハーサルをする（これが意外に効く）
私は自分がホストや報告する場面の会議がある場合必ず会議を想定して資料を通しでリハーサルします。（目で追うだけはNG）そうすることによって毎回必ず見えてくるものがあります。地味ですがこれが意外に効きます。
- 自分で一度通しで資料を流すと、詰まる箇所・説明不足が明確になります。
- 資料を通して読むと質問されることも想定できるのでそれをメモしておき、本番に備えて理論武装しておきます。
会議後：「決定事項と次アクション」を配る（議事メモなど）
会議の終わりに、誰が何をいつまでにやるか（5W1H）を明確にして議事メモして配信します。議事メモは生ものでスピードが命です。
議事メモについてはこちらの記事をご参照ください👇
今すぐ使える「会議進行チェックリスト」
- 目的・ゴール（決定事項／次のアクション）をメールに記載したか？
- 資料は事前に配布したか？
- 参加者は最小限か？（議題ごとに必要な人のみ）
- 事前アンケートなどは必要か？また回収できているか？
- 決裁項目は事前ネゴ済みか？（できる限り）
- 自分でリハーサル（会議を想定した資料の通し読み）は実施したか？
- 時間配分は明確か？（アジェンダに時間）
- 終了後、決定事項と次アクションを配布する準備はOKか？
最後に（あなたへの一言）
会議の司会進行など任されると緊張しますよね。今では当時から想像もつかないビックリするぐらい何もとも思いません。
私も場数を踏んでいない若い頃は〝おしっこ漏らしたんじゃないか？〟というぐらい椅子がビショビショになっていた記憶があります。
会議の司会を任されるのはチャンスでもあります。
最初は面倒臭いと感じて煩わしいかもしれません。習慣化して身についてしまえばなんてことありません。私は実行してから自信を持って私の会議に胸を張ることができております。
そうなれば〝恐ろしいもの〟から〝またか〟ぐらいに変わります。
まずは「次回は必ず事前資料を出す」から試してみてはいかがでしょうか？
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